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Cómo tener reuniones efectivas

Cómo tener reuniones efectivas

El tiempo de los colaboradores es el recurso más valioso de cualquier compañía. Harvard Business Press nos dice que el 15% del tiempo de las horas totales de trabajo en una organización, es invertido en reuniones. Este porcentaje aumenta significativamente en los rangos más altos de las compañías, alcanzando un 33% en los CEO´S. Tomando en cuenta que las reuniones aún siguen teniendo relevancia dentro de las organizaciones, hoy compartiremos algunos consejos para tener reuniones efectivas. 

Diferentes estudios demuestran que las reuniones son menos productivas y eficaces de lo que deberían. Seguro que lo has experimentado en más de una ocasión, entras a una reunión que se alarga durante horas y, cuando sales, no solo has dejado de hacer un montón de tareas que tenías pendientes sino que, además, no has sacado ninguna conclusión de todo lo que se acaba de hablar. Resultado, toda la gente sale con la impresión de haber perdido el tiempo.Indefectiblemente, esto no supondría un inconveniente si el tiempo invertido en reuniones fuera productivo; pero, cada vez más, la dificultad de mantener la concentración y el foco de los participantes durante el transcurso de las mismas (todos nos hemos distraído contestando mensajes alguna vez), está haciendo que se pierda su efectividad, dificultando,  la comunicación interna en las organizaciones.

Las compañías generalmente caen en una serie de errores que tienden a convertir las reuniones en uno de los principales ladrones de tiempo, en lugar de hacer que los recursos dedicados a las reuniones se conviertan en una inversión. Estas son 7 causas que generan un gasto mal optimizado: 

  1. No llevar preparados los temas ni revisada la documentación.
  2. Llegar tarde.
  3. No tener clara la duración de la reunión y adquirir otros compromisos.
  4. No saber dónde se realiza.
  5. No tener claro quién va a asistir.
  6. Tratar temas ajenos a la reunión.
  7. Tener problemas de agenda que impiden o dificultan la asistencia de algunas personas importantes.

Por esa razón, queremos darte algunos consejos para tener reuniones efectivas:

1. Establece un  objetivo para  la reunión

En las organizaciones, muchas reuniones se llevan a cabo por rutina, porque siempre se trabajó así, o porque es preciso abordar una situación, que bien podría haberse resuelto con un llamado telefónico o en un chat. Por este motivo, el hecho de tener bien claro si realmente es necesaria una reunión y, en caso afirmativo, que la misma tenga un objetivo claro, es el primer paso para asegurar su éxito. 

  • Aquí plantea objetivos claros y comunes a los intereses de los participantes 
  • Valora la situación actual
  • Las posibles acciones a emprender 
  • Los pasos dados
  • Las experiencias previas 
  • Plan de seguimiento de acuerdos 

2. Asistentes

Convoca a los asistentes imprescindibles, asegúrate que  a las personas que  fueron convocadas les afecta el tema a tratar y no convoques reuniones multitudinarias. 

Las personas que conforman una reunión van a determinar el éxito o fracaso de la misma. Más allá de que es preciso determinar por qué una u otra persona debe participar de cada uno de los encuentros que organices, el número total de participantes es también determinante. ¿Conoces la regla 8–18–1800? De acuerdo a los autores de esta regla, si se debe resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes; más personas en una sala, generarían conflictos mayores. En cambio, si el objetivo es realizar un brainstorming, 18 es el número ideal de asistentes (no te preocupes, la idea es recabar ideas, no buscar un consenso entre todos los participantes). Por último, si el objetivo es que toda la organización se entusiasme con una novedad, por ejemplo el lanzamiento de un nuevo producto, invita a 1800 personas (o el total de miembros que haya en tu organización).

3. Agenda e información relevante

Planificar el orden del día y establecer una estrategia de comunicación, son claves para todo tipo de reuniones, sean de 8, 18 o 1.800 asistentes.  Aquí es preciso que cuentes con una agenda del día que incluya todos los puntos que se van a tratar en el encuentro, quién va a abordar cada tema, y cuánto tiempo se destinará al desarrollo de cada asunto. Es imprescindible que compartas de antemano tanto la agenda del día como la información relevante que será abordada durante la reunión, para que la misma se desarrolle de la manera más organizada posible (no tomes en cuenta este consejo si vas a hablar de un nuevo producto, ante 1800 personas )

Una vez en la reunión:

  • Intenta no desviarte de tu cronograma.
  • Valora posiciones negociadoras 
  • Define un método de toma de decisiones. 
  • Asocia unos tiempos y ritmos concretos a cada tema. 
  • Máximo 1 hora y media
  • Evita salir del orden del día
  • Mantén un tono cordial
  • Oye a los demás con atención
  • Guarda el celular
  • Sé breve y conciso

No olvides enviar acta dentro del próximas 48 horas. 

4. Asignar Roles 

Es muy importante asignar roles antes de comenzar una reunión; preferiblemente en el correo de convocatoria. 

  • Encargado de presentaciones 
  • Encargado de tomar nota de todo
  • Time Keeper: moderador del tiempo
  • En caso de votación: alguien que cuente los votos.

5. Puntualidad e infraestructura

Ya organizada la reunión, el siguiente paso es garantizar el éxito de la misma. Para ello, además de todos los aspectos ya mencionados, es muy importante:

  • Respetar los tiempos: empezar y terminar a la hora adecuada. 
  • Infraestructura necesaria para su correcto desarrollo 
  • Comienza la reunión llegada la hora de la convocatoria 
  • Ajústate al cronograma pautado 
  • Aseguúate que se cumpla con los roles asignados 
  • Termina la reunión a la hora pactada 
  • Establece un tiempo para las preguntas y respuestas: Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas después de cada punto que se toque, no al final de la reunión, para que los participantes resuelvan las dudas que hayan podido surgirles.
  • Cuanto menos dure la reunión, es mucho mejor. 

Acciones posteriores a la reunión

Como puedes ver, organizar una reunión eficiente implica mucho tiempo y esfuerzo; por eso debes crear, comunicar y hacer seguimiento del plan de acción y tareas que surjan de la misma, utilizando diferentes softwares como HubSpot, mondas, kezmo, etc. Aquí es importante llevar a cabo las acciones comprometida en la reunión

No hay nada que más pueda molestar al equipo de trabajo que hayas pasado un montón de rato en una reunión para que luego no se lleve a cabo nada de lo que allí se ha tratado. Es totalmente desmotivador y contra productivo. Si a lo largo de la reunión se han acordado una serie de acciones, llévalas a cabo.

Esperamos que estas pautas para tener reuniones efectivas les sean de mucha utilidad. 

“Somos 10% inspiración y 90% ejecución”

Katherine Loaiza

Katherine Loaiza

Amante del emprendimiento, programas de responsabilidad social, fútbol y de sentirme bien.

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